プロジェクトマネジメント
2018年4月25日

CMS導入にむけて、Web担当者がやるべき5つのステップ

CMSのパッケージにはオープンソースからエンタープライズ向けまで幅広くラインナップがあります。

セールスプロモーションも盛んなため、CMS導入・リプレイスのプロジェクトではついつい「選ぶこと」から始めてしまいがちです。

しかし、CMS導入には鉄板とも言える「手順」があります。
その"マストステップ"を5つに分けてご紹介します。

CMS導入までの「5つのステップ」

【ステップ1】現在の運用業務を「棚卸し」して可視化する

CMSの導入を検討するにあたって、現在の運用業務を棚卸しすることがまず最初のステップです。

コーポレートサイトであれば、ニュースリリースやIR情報など更新頻度の高いものもあれば、CSRや採用など年に数回、特定の期間に更新が集中するものまでさまざまあります。

製品・サービス紹介コンテンツなら新しい製品やサービスの発売から終了までのライフサイクルや仕様変更などの頻度、プロモーションや営業活動に伴うセミナーや展示会なども把握しておく必要があります。

対象となるコンテンツについて、運用に関わる業務や活動すべてを可視化しておきましょう。

【ステップ2】社内のニーズを収集、分析してあるべき姿とのギャップから課題を抽出

次に社内のニーズを収集・分析することで課題を抽出します。

まずは社内のニーズや状況を把握するためのアンケートを実施します。
重要と思われる事項についてはヒアリング(インタビュー)で深掘りするとよいでしょう。

浮かび上がった問題に対して、解決すべき課題を抽出します(As is / To beのギャップ分析が役に立ちます)。

並行して、候補の制作会社やベンダーに導入事例や他社事例を聞いておくのも忘れずに。
RFI(情報提供依頼)で大体の企業は答えてくれます。

他社事例や導入事例を照らし合わせることで課題の解決策が見つかることもあります。

【ステップ3】制約条件や前提条件を整理

解決すべき課題が見えてきたら、その制約となる条件や前提条件について整理します。

CMS導入の直接的な条件となるサーバなどのインフラをはじめ、セキュリティやコンプライアンスなど、Webサイト運営に関わる制約条件や前提条件は数多くあります。

ステップ1.〜ステップ2.で抽出した営業や広報・PRなどの業務や活動についても整理が必要です。

【ステップ4】課題の解決優先度を想定する

最後に、課題解決の優先度合いを決めておきます。

予算やスケジュールなどの都合ですべての課題をスコープ(対象範囲)とすることができない可能性もあります。

時には各部門や事業部とのタフな交渉が必要となりますが、粘り強く説得して理解を求めるようにしましょう。

【ステップ5】CMSとベンダーの選定

ようやく、CMSやベンダーを選定するための条件が揃いました。

自社の事業や業務など理解し、CMS導入の条件をしっかり受け止め検討してくれるベンダーや制作会社を選定します。

そしてベンダーや制作会社の意見や提案を参考にしながら、最後にCMSを選定します。

CMSを選ぶことは「新婚旅行で乗る飛行機」を選ぶようなもの?

5つのステップのうち、1〜4まではCMSについては一切言及していません。
その理由はCMSは目的を達成するための「手段」に過ぎないからです。

少々飛躍しますが、新婚旅行をプロジェクトに見立てて考えてみます。
(別に新婚でなくてもよいですが...旅行も立派な「プロジェクト」です)

旅行の計画をたてる際も、目的地や日程、予算など検討すべき要素が多数ありますが、交通手段(どの飛行機で行く?とか)を最初に選ぶ人はあまりいないと思います。

CMSを選ぶことは、実は交通手段を決めていることと一緒なのです。

旅行とは異なり、CMSは数年使い続けるもなので慎重に検討する必要がありますが、それでも手段であることに代わりはありません。

「目的と手段を取り違える」ことがプロジェクト失敗の要因であることはよくありますが、CMSの導入・リプレイスプロジェクトでも同じことが言えると思います。

さて冒頭のアイキャッチ画像、飛行機をCMSに見立ててみれば不思議と「最後に決めればいい」と思えるようになるはずです(笑)。

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