Web知識一般
2016年6月27日

RFPの作成は難しい、だからRFIから始めよう!

Webリニューアルのプロジェクトの成否を左右するRFP(提案依頼書)
その重要さは理解できるものの、いざ作成を進めようとすると幾つもの困難が待ち構えています。

そして苦労して作成したRFPをもって実施したコンペ提案も、どことなく的が外れていたりパッとしないものばかり...

RFPに記載されているリニューアルの目的に対して妥当な予算やスケジュールでなかったり、あるいは目的そのものがはっきりしていなかったりと理由は様々ですが、そうならないためにぜひ試していただきたい手続きがあります。

それが今回ご紹介する「RFI(情報提供依頼)」です。

自前でRFPを作成するのは難しい

情報システムの世界で広く使われてきたRFP。
口約束やあいまいな要件での発注が原因で起きるさまざまなトラブルを防ぐ目的で作成されるドキュメントで、Webの世界でも一般化しつつあります。

そうはいってもWebサイトをリニューアルする機会もそう頻繁に訪れるわけではありませんし、異動や転職などもありリニューアルプロジェクトを複数回経験する担当者もそれほど多くはないでしょう。

経験やノウハウを蓄積する機会がそもそも少ないRFPを自前で作成することは困難を極めます。

RFPに特に決まった書式はありません(これも難しさの一つです)が、Webサイトで検索すれば書き方や必要な項目はある程度把握することはできます。 雛形やテンプレートといった資料もダウンロード可能です。
※弊社でも「オリエンシート(RFP)のテンプレート」をご用意しています。

あとは項目を埋めていくだけなのですが、いざ始めてみると必要なデータを埋めていくだけでも大変骨の折れる作業です。

リニューアルの背景として必要な各種調査資料をはじめ、サーバをはじめとしたインフラに関わる情報から対象となるWebサイトのファイル数やアクセス数といった定量的なデータまで幅広く収集しなければなりません。

収集した資料やデータを元にプロジェクトの対象範囲(スコープ)を決めることもRFP作成においては不可欠です。

こうした情報を正しく把握し網羅的にまとめるには経験やノウハウだけでなく、Webやプロジェクトマネジメントに関する専門的な知識もある程度必要となります。

過去の実績や事例を資料とする「RFI」

このように自社だけでRFPを作成するのは大変難しい作業であり、社外に協力を求めた方が建設的です。

RFPそのものの制作を受託している会社にお願いするのも選択の一つです(弊社でも承っております!)。
付き合いのある制作会社など、受託先が決まっているようならRFP作成のところから手伝ってもらうのが最も効率的で確実です。

一方、コンペを実施したり制作会社をゼロベースで見直すようなケースでは、RFP作成を候補の1社に任せることは公平でないように思われます。
RFP作成を請け負う側も様々な憶測が絡んで、自社に有利な条件で作成してしまう傾向は否めないからです。

そんな時にオススメしたいのが「RFI(情報提供依頼:Request For Information)」という手続きです。

プロジェクトの目的や概要を伝えた上で過去に手がけた案件やプロジェクトの中で似たような事例や実績、あるいは課題の解決につながるようなソリューションについて制作会社・ベンダー各社から情報提供を依頼します。

手持ちの資料を提供してもらう、というのがRFIの手続きにおけるポイントです。

プロジェクトに向けて提案資料を作成する手間が省けるので制作会社やベンダーにとってもメリットが大きく、また来るべきプロジェクトに向けて心の準備ができるといった効果も期待できるでしょう。

当事者にとってもスピーディーに情報が得られるほか、数字の裏付けも確かなものとなり社内稟議や予算取りの段階でも有効です。 プロジェクトの方向性についても「こんなやり方があったのか!」という新たな発見もあるかもしれません。

RFIのテンプレート、ご用意しました(記入例付き!)

というわけで、RFIのテンプレートと記入例付きの資料をご用意しました。
下記リンクよりダウンロードできます。

作成のコツとしては「目的をはっきりさせること」となるのですが、この目的をはっきりさせることが実は最も困難を極める作業だったりします。
目的とはわかりつつ「〇〇周年」といったきっかけや「CMSのリプレイス」といった手段だけしか書くことがないといったケースも多いと思います。

そんな時は無理をせず、リニューアルに至る背景を洗い出すことに注力するのがよいでしょう。 制作会社やベンダーは数ある実績や事例の中から適切と思われる資料を提示してくれるはずです。

こうして集めた情報の中に、きっと目的へとつながるヒントが見つかるでしょう。

おまけ

オリエンシート(RFP)のテンプレートもダウンロードできますので、セットでご利用いただくと効率的かつ効果的にRFPを作成することができます。

ぜひご活用ください!

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